O calitate pe care o au in comun toti oamenii de succes este urmatoarea: toti acestia sunt foarte buni manageri ai timpului. Stiu cum sa-si foloseasca timpul la maxim, aplica zilnic tehnici de crestere a productivitatii, devenind astfel mult mai eficienti si realizand intr-o luna, cat altii intr-un an.
Probabil cea mai mare problema cu care ne confruntam cu totii o reprezinta faptul ca nu avem suficient timp sa facem tot ceea ce ne-am dori. Indiferent cat de bine am incerca sa ne organizam timpul, se pare ca niciodata nu avem timp suficient sa realizam tot ceea ce ne-am propus.
In continuare iti voi prezenta cele mai importante 5 tehnici care te vor ajuta sa devii mai productiv si sa-ti folosesti timpul mai eficient.
1) Planifica-ti fiecare zi in avans
Acest pas este esential. Daca nu-ti planifici dinainte toate lucrurile pe care trebuie sa le faci in ziua urmatoare, atunci iti va fi foarte greu sa te concentrezi pe task-urile importante, care conteaza cu adevarat si de a caror indeplinire depinde succesul tau.
Astfel, seara, inainte de culcare, alcatuieste-ti o lista cu toate activitatile din ziua urmatoare. Apoi, aplica metoda ABCDE pentru a organiza aceste activitati in functie de importanta lor. Incearca intotdeauna sa rezolvi mai intai task-urile pe care le-ai notat cu A, acestea fiind cele mai importante, apoi pe cele notate cu B, iar apoi task-urile notate cu C. Pe cele notate cu D le poti delega altor persoane care le pot face la fel de bine ca si tine, iar task-urile notate cu E le poti elimina, acestea neavand niciun impact asupra indeplinirii obiectivelor tale majore.
2) Incepe intotdeauna cu task-ul cel mai important
Noi, in general, avem tendinta de a incepe cu task-urile cele mai usoare, care nu necesita foarte mult efort din partea noastra. Aceste activitati sunt de obicei foarte simple, usor de realizat, uneori placute si relaxante, insa din pacate, acestea nu ne ajuta cu absolut nimic in drumul nostru catre obiectivul principal. De obicei aceste task-uri sunt doar niste modalitati de a pierde vremea si care, in final, ne indeparteaza de telul stabilit.
De aceea, este foarte important sa incepi intotdeauna sa rezolvi mai intai task-ul cel mai dificil, cel notat cu A, care va avea cel mai mare impact asupra viitorului tau. Daca iti propui sa scrii o carte, atunci primul lucru pe care-l faci in fiecare zi este acela de a incerca sa scrii cel putin 1-2 pagini, indiferent cat de mult ar dura acest lucru. Chiar daca iti ia si 5 sau 8 ore, nu conteaza, acesta este cel mai important lucru pentru tine, asa ca merita sa-i aloci tot timpul necesar.
3) Grupeaza task-urile asemanatoare
S-a constatat ca atunci cand grupezi mai multe task-uri similare, timpul necesar rezolvarii acestora scade. De aceea este bine sa iti organizezi activitatile in asa fel incat sa incerci sa le realizezi pe cele asemanatoare odata.
De exemplu, daca trebuie sa realizezi task-uri de creatie, precum designul unei pagini, sa gasesti o idee pentru o campanie de promovare a unui produs, sa gasesti o solutie inovatoare pentru o anumita problema, incearca sa grupezi aceste task-uri, rezolvandu-le una dupa cealalta. In acest fel, vei reduce timpul necesar efectuarii fiecareia in parte. Apoi poti grupa toate activitatile care implica mai mult automatisme, precum semnarea unor hartii, trimiterea de mail-uri catre diversi clienti si asa mai departe.
4) Lucreaza minim 3 ore fara intrerupere
Se spune ca daca lucrezi 3 ore fara intrerupere, poti realiza in acest timp la fel de mult cat realizeaza o persoana in 8 ore la birou, care se intrerupe din jumatate in jumatate de ora, fie datorita unui client care vine pe neasteptate, fie suna telefonul sau intra un coleg in birou pentru a-ti povesti ce-a facut in seara precedenta.
Toate aceste intreruperi nu fac nimic altceva decat sa creasca timpul necesar rezolvarii unei probleme. In schimb, lucrand minim 3 ore fara intrerupere, poti reduce la jumatate timpul necesar rezolvarii problemei respective. De aceea, atunci cand te apuci de lucru, da telefonul pe silentios, pune un semn “Nu deranjati” pe usa biroului, anunta-ti colegii ca ai treaba si nu vrei sa fii deranjat in urmatoarele 2-3 ore si apuca-te de treaba. Vei fi uimit de cat de mult vei realiza in acel interval.
5) Fa mai putine greseli
Probabil ai sa zici ca “oricum incerc sa nu fac greseli deloc”. Te cred, nimeni nu vrea sa faca un lucru gresit, insa de multe ori, din graba sau din neatentie se intampla sa facem un lucru gresit si de multe ori, timpul necesar corectarii acelei probleme este mai mare decat timpul necesar implementarii corecte de prima data.
Asadar, in loc sa te grabesti sa rezolvi problema cat mai repede, mai bine aloca-ti o perioada de timp in care sa nu te deranjeze nimeni si concentreaza-te exclusiv pe rezolvarea problemei respective, fara a-ti lasa mintea sa zboare in alta parte. Cu cat vei fi mai concentrat asupra ceea ce faci, cu atat mai mari sunt sansele sa faci lucrul bun de prima oara, reducand astfel timpul necesar indeplinirii task-ului respectiv.
Eisenhower (nul dintre cei mai productivi oameni din toate timpurile.) avea un talent extraordinar de a rămâne productiv nu timp de săptămâni sau luni, ci timp de decenii întregi. De asta a devenit şi un subiect de studiu predilect pentru cei interesaţi de managementul timpului şi de creşterea productivităţii. Cea mai faimoasă strategie a lui poartă numele „Eisenhower Box” şi e o simplă metodă de triere a activităţilor în funcţie de patru posibilităţi:
1. Urgent şi important (sarcini care trebuie imediat duse la îndeplinire);
2. Important, dar nu şi urgent (sarcini a căror îndeplinire o programezi pentru viitorul apropiat);
3. Urgent, dar neimportant (sarcini a căror îndeplinire o delegi);
4. Nici urgent, nici important (sarcini pe care le vei elimina)
Atuul acestei metode este că poate fi utilizat pentru planuri pe termen lung („Cum ar trebui să-mi petrec timpul săptămânal?”) şi pentru cele pe termen scurt („Ce anume să fac azi?”).
„Ce e important e arareori urgent şi ce e urgent e arareori important”, spunea Eisenhower. Sarcinile urgente sunt cele la care simţiţi că trebuie să reacţionaţi: emailuri, telefoane, mesaje, ştiri. Pe de altă parte, susţine Brett McKay, „sarcinile importante sunt cele care contribuie la parcursul nostru pe termen lung, cele care ne consolidează valorile şi scopurile”.
E uşor să le separi odată, dar diferenţierea lor la foc continuu poate fi dificilă. Însă avantajul „Eisenhower Box” este că poate fi repetată în luarea deciziilor. Consecvenţa e crucială. Însă există şi câteva observaţii care vin la pachet cu utilizarea acestei metode.
Iti garantez ca daca vei aplica aceste tehnici zi de zi, incepand chiar de acum, in maxim 3 luni vei deveni unul dintre cei mai eficienti oameni din domeniul tau si vei putea astfel realiza in 2-3 zile, cat realizeaza altii intr-o saptamana intreaga.
Daca mai ai si alte tehnici de productivitate pe care ai dori sa le recomanzi si celorlalti, astept un comentariu de la tine.